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Antes de começar sua jornada de documentação de processo, considere o seguinte: Você já tem documentação do processo? Se você tem documentos de processo existentes, quantas etapas cada tarefa ou processo tem? Se você ainda não tem nada documentado, considere usar um software de documentação de processo para começar a mapear as etapas. Delegue o mapeamento das tarefas que você não executa para a equipe que executa. Quanto tempo demoram as etapas de cada processo? Ao olhar para cada tarefa, considere cada passo do processo por si só. Decida quanto tempo cada um desses passos deve levar — isso ajudará você a saber quanto tempo cada processo deve durar como um todo. Existem etapas problemáticas? Quais etapas tendem a causar problemas? E com que frequência? Identificar onde ocorrem os gargalos é uma pista de onde você precisa de soluções primeiro. Quais etapas demoram mais? Etapas que tomam muito tempo da equipe não necessariamente precisam de melhorias — mas essas são as etapas que precisam de atenção. É possível economizar um pouco de tempo? Se você puder, a economia de tempo e custo pode aumentar. Quais membros da equipe executam as etapas? Cada membro da equipe envolvido em um processo — desde o gerenciamento e execução até a aprovação — deve estar envolvido na documentação. Qualquer mudança impacta esses membros da equipe. Eles também saberão exatamente por que realizam etapas em uma ordem específica — peculiaridades que podem parecer problemas para os olhos desavisados.
